Как правило, финансовые специалисты могут похвастаться не только большими объемами сделок, но и «раздувшейся» от потока сообщений папки «входящие» в электронной почте. Казалось бы, чтение и отправление сообщений занимает совсем немного времени, однако, как показывают исследования, более четверти рабочей недели уходит на работу с email.
Повышение эффективности работы с электронной почтой особенно важно и полезно для трейдеров, которые отправляют и получают сообщения в любое время своего рабочего дня.
1. Ограничьте число уведомлений
В эпоху процветания push-уведомлений мы сами проверяем почту не так часто, как почта проверяет нас. Если у вас есть email, нескончаемые электронные девайсы постоянно оповещают вас о новых уведомлениях, отвлекая от работы.
Существует специальная утилита, фильтрующая актуальную или необходимую информацию. Однако здесь присутствует обратная сторона медали – при получении каждого нового письма происходит сбой, и на полное восстановление после которого уходит больше минуты.
В идеале следует отключить все уведомления и проверять папку «входящие» только во время перерывов в работе. Проверяя ящик реже, вы повысите ежедневную скорость просмотра сообщений на 20%. Однако финансовой сфере присущи ситуации, когда отвлечься на уведомление действительно стоит, особенно если это, к примеру, какое-то важное событие на рынке, требующее быстрой реакции.
Другими словами, если вы не можете покончить с уведомлениями полностью, вы можете сократить их число, тем самым сэкономив свое драгоценное время.
2. Планируйте график отправления сообщений
Шансы того, что ваше сообщение прочтут (или ответят), варьируются в зависимости от времени дня. Если вы отправите сообщение пользователю в 6 или 7 утра по местному времени, то вероятность того, что с ним ознакомятся, будет в три раза выше, чем в вечернее время, скажем, в 16 часов. Это особенно актуально для финансового мира, где банки и их сотрудники разбросаны по разным временным зонам.
Ведь вы не рассчитываете, что ваш коллега в Китае ответит на ваш звонок во время вашего обеденного перерыва в Нью-Йорке (в это время в Китае час ночи). То же самое и с электронной почтой. Подбирайте удобное для адресата время отправки сообщения.
Распланируйте график отправки сообщений так, чтобы оно появлялось в ящике получателя в утреннее время. В противном случае ваше письмо рискует затеряться в загруженной папке «входящие» и в лучшем случае будет прочитано гораздо позже, чем вы рассчитывали.
Но это не значит, что вам необходимо просыпаться среди ночи, чтобы отправить сообщение адресату, который находится в другом часовом поясе. К примеру, вы можете воспользоваться расширением для Gmail, надстройками для Outlook и приложением для Android, позволяющими осуществлять отложенную отправку сообщений в электронной почте.
3. Письма должны быть простыми и короткими (но не слишком короткими)
Если вы хотите получить ответ на свое сообщение и вам очень важно, чтобы оно было прочитано полностью, оптимальным вариантом будет относительно короткий текст письма. Письма размером в 75-100 слов считается любимым размером читателей. Причем если число слов не дотягивает до 25, вероятность получения ответа на такое письма существенно снижается.
Таким образом, 3-4 строчки текста будут идеальным вариантом. Единственная «короткая позиция», которая всегда должна оставаться при вас – это размер ваших электронных писем.
Но ценится еще и простота. Даже если вы обладаете богатым словарным запасом, нет необходимости выплескивать его в электронной корреспонденции. Уровень читаемости определяется по длине используемых слов и предложений. Но не тратьте время на выяснение конкретных уровней читаемости. Просто старайтесь использовать короткие слова и предложения. Будьте лаконичными и избегайте ненужных громоздких фраз.
4. Если хотите получить ответ, задавайте вопросы (и выделяйте их!)
Неудивительно, что письма, содержащие ответы, чаще всего не остаются без внимания адресата. Никогда не используйте такие квази-вопросы, как «Вчера я отправил Вам проект; хотелось бы узнать, получили ли Вы его». Будьте прямолинейны и четко дайте понять, что ждете ответа: «Вы получили проект, который я отправил Вам вчера?».
На письма, содержащие от одного до трех вопросов, отвечают в большинстве случаев. Вы можете пойти дальше, чем просто задать вопрос. Сформулируйте его четко и в то же время в непринужденной манере, это также поможет увеличить шансы на получение ответа на письмо и сами вопросы.
Очень эффективный способ привлечения внимания к вопросам – их выделение жирным шрифтом, чтобы сделать акцент на том, что вас интересует. Если вы хотите задать сразу несколько вопросов, оформите их в виде списка.
5. Напоминайте о себе
Иногда бывает так, что отправив безупречное письмо, следуя всем вышеперечисленным рекомендациям, можно не получить ответной реакции от адресата. Здесь как нельзя лучше подойдет метод follow up – отслеживание ответа. Выждав от двух дней до двух недель, напомните о себе, и тогда вероятность получения ответа существенно возрастет (на 48%).
Эти пять советов помогут вам максимально эффективно работать с электронной почтой и сэкономить время, не отвлекаясь на ненужные уведомления.
Материал подготовлен Бренданом Гринли, специалистом по работе с данными в компании Boomerang — лидером в области программного обеспечения для повышения эффективности работы с почтой
